El RGPD en la contratación. Guía de cumplimiento del RGPD para la contratación

¿Qué es el GDPR?

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El GDPR es la abreviatura del Reglamento General de Protección de Datos. Este Reglamento entró en vigor en 2018 y sustituyó a los métodos anteriores de protección y procesamiento generales de datos. Este Reglamento general fue acordado de mutuo acuerdo por los países europeos y tenía por objeto modernizar y armonizar los principios de confidencialidad de los datos que existían anteriormente. Como ya he mencionado, se introdujeron cambios especialmente notables en la contratación.

El GDPR es la base de varias leyes europeas, implementadas para reemplazar la legislación anterior llamada Directiva de Protección de Datos, que data de 1995. El Consejo Europeo y el Parlamento Europeo han adoptado el nuevo Reglamento General de Protección de Datos.

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¿Quién está cubierto por el nuevo Reglamento General?

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La base sobre la que se creó el GDPR fue el acceso a los datos personales. Los datos personales son cualquier información sobre una persona que nos permite identificarla, directa o indirectamente. Un ejemplo de dicha información puede ser el nombre, la ubicación, el apodo en línea de un usuario en las redes sociales o un identificador de dirección IP de una persona. Además, en el nuevo Reglamento han aparecido categorías especiales de datos personales, como la afiliación étnica o racial, las opiniones políticas, la religión e incluso la afiliación sindical de una persona.

Los datos personales son todos los datos que se pueden utilizar para identificar a una persona. Según el RGPD, cualquier persona que controle o procese dicha información está sujeta a la ley. Los controladores pueden ejercer los derechos de protección de datos y tener la última palabra sobre los medios y los fines del procesamiento de datos personales. Las organizaciones que operan bajo las instrucciones de un propietario específico actúan como procesadores.

Además, aunque el GDPR se introduce y se aplica en la Unión Europea, también puede aplicarse a terceros países. Puede suceder si una empresa europea trabaja con una empresa de un país así, como EE. UU.

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El impacto del GDPR en la contratación

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El GDPR afecta a las empresas de varias maneras, pero un área en la que su impacto es particularmente notable es contratación. Esto se debe a cómo afecta a agencias de contratación recopilar, almacenar y utilizar datos personales. Las empresas utilizan esta información al procesar las solicitudes de empleo y búsqueda de candidatos. Estos procesos implican la utilización de diferentes motores de búsqueda, plataformas específicas y herramientas de contratación, la visualización de currículums, direcciones de correo electrónico, etc.

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La breve guía de cumplimiento para reclutadores

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Hay varias estrategias que protegen a tu empresa de contratación de las infracciones de los requisitos del RGPD. Mi breve guía de cumplimiento del RGPD incluye los siguientes puntos:

• Mantenga la base de datos de su empresa adecuada.

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Para cumplir con los requisitos del RGPD, asegúrese de haber recibido todos los datos sobre los candidatos que almacena en su base de datos únicamente durante el proceso de contratación. Si este o aquel candidato no le conviene y no planea usarlo para otro puesto, elimine los datos de este candidato de la base de datos de su empresa.

Si considera que uno u otro candidato es prometedor, pero no tiene su consentimiento para almacenar sus datos, envíeles una solicitud de permiso para conservarlos.

• Solicite un nuevo permiso para usar la información personal.

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Cuando se trata de un candidato en el proceso de contratación, las empresas le piden permiso para procesar su información personal. Sin embargo, las empresas suelen guardar los datos del candidato en su sistema para poder contactar con el candidato en el futuro para obtener más información o para otro puesto.

Protéjase de antemano obteniendo el permiso del candidato para almacenar su información personal para su uso posterior.

• Utilice los servicios de una empresa de subcontratación para verificar los datos de los candidatos.

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Diríjase a una empresa de subcontratación confiable para verificar los datos de su candidato. De esta forma, podrás recibir su informe sobre el candidato con la información proporcionada en virtud de las exigencias del RGPD, y no tendrás que preocuparte por infringir el RGPD.

• Contrata a un empleado para supervisar el cumplimiento de los requisitos del RGPD.

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Supongamos que su empresa se encarga del uso regular de los datos personales de personas físicas y jurídicas como parte de su actividad principal. En ese caso, deberías contratar a un empleado para que supervise constantemente este proceso a fin de evitar el incumplimiento de las exigencias del RGPD en alguna etapa de tu negocio.

• Notifique a sus empleados cómo se utilizan sus datos.

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Notifique a los empleados de su empresa cómo se utilizan sus datos y obtenga permiso para usarlos. Además, de acuerdo con las normas del RGPD, los empleados tienen derecho a recibir, corregir y exigir la eliminación de su información personal.

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Algunas palabras finales

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La introducción del GDPR ha complicado el trabajo de reclutamiento agencias. Pero, por otro lado, si sigues las sencillas reglas de cumplimiento de las prácticas del Reglamento General de Protección de Datos, como las que figuran en el artículo, no será demasiado difícil operar con éxito en cualquier área empresarial, incluida la contratación.